Darba devēji Latvijā var izmantot nodokļu atvieglojumu darbinieku ēdināšanas, ārstniecības un transporta izdevumu segšanai, ja tiek ievēroti likumā noteiktie nosacījumi. 700 EUR nodokļu atvieglojums nav automātiski piešķirama summa katram darbiniekam: tas ir pamats uzņēmuma kopējā gada budžeta aprēķinam.
Kā aprēķina uzņēmuma kopējo gada limitu?
Uzņēmuma kopējo gada limitu aprēķina, reizinot vidējo darbinieku skaitu ar 700 EUR. Kā skaidrots VID metodiskajā materiālā par darba devēja apmaksātiem darbinieku izdevumiem, aprēķinā izmanto VID iesniegtajā iepriekšējā gada pārskatā norādīto vidējo darbinieku skaitu.
Piemēram, ja iepriekšējā gada pārskatā norādītais vidējais darbinieku skaits ir 10, pēc šīs formulas kopējais budžets var sasniegt 7 000 EUR gadā. Vienlaikus jāievēro arī 5% ierobežojums attiecībā pret uzņēmuma gada kopējo bruto algu fondu un pārējās atvieglojuma piemērošanas prasības.
Tas nenozīmē, ka katram darbiniekam obligāti jāpiešķir tieši 700 EUR. Darba devējs kopējo budžetu var sadalīt atbilstoši koplīgumam un uzņēmuma noteiktajai kārtībai, ņemot vērā darbinieku vajadzības.
Kādus izdevumus var apmaksāt?
Atvieglojumu iespējams izmantot darbinieku ēdināšanas un ārstniecības izdevumu, kā arī noteiktu transporta izdevumu segšanai. VID skaidrojumā transporta izdevumi ietver sabiedriskā transporta biļetes, degvielu un citus atbilstošus izdevumus, lai darbinieks nokļūtu no dzīvesvietas uz darbu un no darba uz dzīvesvietu.
Koplīgumā var paredzēt arī ar darbinieka pārcelšanos uz citu dzīvesvietu saistīto izdevumu un izmitināšanas izdevumu apmaksu. Visām šīm kategorijām ir kopīgs gada limits, nevis atsevišķs 700 EUR budžets katram izdevumu veidam. Izdevumu tvērums un piemēri aprakstīti VID skaidrojumā par ēdināšanas, ārstniecības un mobilitātes izdevumiem.
Kādi nosacījumi uzņēmumam jāievēro?
Viens no būtiskākajiem nosacījumiem ir uzņēmumā noslēgts darba koplīgums, kurā paredzēta šo izdevumu apmaksa. Ar darba devēja lēmumu piešķirt darbiniekiem papildu budžetu vien nepietiek.
Darba devējam jānodarbina vismaz seši darbinieki, bet kopējie izdevumi nedrīkst pārsniegt ne vidējo darbinieku skaitu, kas reizināts ar 700 EUR, ne 5% no uzņēmuma gada kopējā bruto algu fonda. Tādēļ pirms budžeta apstiprināšanas jāpārbauda abi ierobežojumi.
Uzņēmumam jāatbilst arī pārējiem likumā noteiktajiem nosacījumiem. VID materiālā tie attiecas uz nodokļu parādiem, noteiktiem pārkāpumiem iepriekšējos divos taksācijas gados, vismaz vienu pilnu saimnieciskās darbības kalendāra gadu pirms atvieglojuma piemērošanas un uzņēmuma darbības statusu. Atbrīvojumu nepiemēro valsts, pašvaldības, publiskas personas vai publiski privātajām kapitālsabiedrībām.
Svarīga ir arī korekta grāmatvedības uzskaite un izdevumus pamatojošie ārējie attaisnojuma dokumenti. Darba devējam jānosaka izdevumu apmaksas un uzskaites kārtība, kā arī gada laikā jāseko līdzi izmantotajam kopējam budžetam. Pilns nosacījumu skaidrojums pieejams VID metodiskajā materiālā.
Kāpēc tas uzņēmumam ir izdevīgi?
Atvieglojums ļauj uzņēmumam piedāvāt darbiniekiem praktisku papildu labumu, sedzot konkrētus izdevumus, nevis vienkārši izmaksājot papildu naudu. Darbinieku ēdināšanas, ārstniecības un transporta izdevumu segšana likumā paredzētajā kārtībā nav tas pats, kas algas vai prēmijas izmaksa.
Pareizi noformētiem izdevumiem likumā noteiktajā apmērā iespējams piemērot nodokļu atbrīvojumu. Tomēr svarīgs ir ne tikai piešķirtās summas lielums, bet arī izdevumu veids, uzņēmuma atbilstība prasībām un dokumentācija.
Kā šo procesu administrēt vienkāršāk?
Viens no praktiskiem risinājumiem ir Bonusukarte.lv E.A.T. karte, kas paredzēta ēdināšanas, ārstniecības un transporta izdevumu apmaksai. Saskaņā ar E.A.T. kartes pakalpojuma aprakstu darba devējs var izvēlēties konkrētas izdevumu kategorijas vai to kombināciju, kurās darbinieks drīkst izmantot piešķirtos līdzekļus.
Pakalpojuma sniedzējs norāda, ka detalizēto elektronisko konta izrakstu var izmantot kā ārējo attaisnojuma dokumentu, atsaucoties uz VID izdotu uzziņu. Pirms risinājuma ieviešanas jāizvērtē tā dokumentācija un piemērotība uzņēmuma izdevumu uzskaitei. Kartes izmantošana pati par sevi neaizstāj koplīgumu un pārējo nodokļu atvieglojuma nosacījumu izpildi.
Kā ieviest atvieglojumu savā uzņēmumā?
Lai atvieglojumu izmantotu korekti, nepietiek tikai ar darbiniekiem piešķirtu 700 EUR budžetu. Ir svarīgi izvērtēt uzņēmuma atbilstību prasībām, pareizi noformēt koplīgumu, noteikt izdevumu apmaksas kārtību un nodrošināt atbilstošu grāmatvedības uzskaiti.
Droši vērsieties pie Topazos Accounting. Mēs izvērtēsim Jūsu uzņēmuma situāciju, izskaidrosim, vai un kā šo nodokļu atvieglojumu iespējams piemērot, un palīdzēsim ar nepieciešamo dokumentāciju un grāmatvedības uzskaiti.
Jums nav pašiem jāiedziļinās visās nodokļu niansēs. Topazos nokonsultēs un palīdzēs risinājumu ieviest korekti un praktiski.
Image: Photo by REINER SCT — Pexels — Pexels License
