Katru mēnesi grāmatvedim jānodod visi dokumenti, kas apliecina uzņēmuma ieņēmumus, izdevumus, bankas darījumus, darbinieku izmaksas un citus saimnieciskos darījumus. Savlaicīga un pilnīga dokumentu nodošana palīdz grāmatvedībā uzrādīt darījumus pareizi, savlaicīgi pamanīt trūkstošu informāciju un sagatavot nepieciešamās atskaites bez liekas steigas.
Regulāra dokumentu kārtošana atvieglo ikmēneša grāmatvedības procesu.
Kāpēc dokumentus grāmatvedim nodot regulāri?
Regulāra dokumentu nodošana ļauj grāmatvedim savlaicīgi pārbaudīt, vai katram darījumam ir saprotams pamatojums un atbilstošs pierādījums. Ja dokumenti tiek apkopoti tikai deklarāciju iesniegšanas dienā, pieaug risks, ka kāds izdevums, maksājums vai informācija par darbinieku paliek neievērota.
Praktisks risinājums ir noteikt vienotu kārtību: līdz konkrētam datumam tiek nodoti visi iepriekšējā mēneša dokumenti. Tas dod laiku precizēt neskaidrus maksājumus un atrast dokumentus, pirms tie kļūst par steidzamu problēmu.
Kādi saņemtie rēķini un pirkumu dokumenti jāiesniedz?
Grāmatvedim jāiesniedz visi uzņēmuma vārdā saņemtie rēķini par precēm un pakalpojumiem. Tie var būt dokumenti par telpu nomu, sakaru pakalpojumiem, reklāmu, programmatūru, transportu, degvielu, materiāliem, precēm un citiem uzņēmuma darbībai nepieciešamiem pirkumiem.
Svarīgi saglabāt arī čekus, kvītis un elektroniskus pirkuma apliecinājumus. Tas attiecas gan uz norēķiniem ar uzņēmuma karti, gan uz situācijām, kad darbinieks vai uzņēmuma vadītājs sākotnēji samaksā no personīgajiem līdzekļiem. Maksājuma izraksts vien ne vienmēr paskaidro, par ko nauda izlietota, tāpēc nepieciešams arī dokuments, kas pamato pašu izdevumu.
Kāda informācija vajadzīga par izrakstītajiem rēķiniem?
Grāmatvedim nepieciešama informācija par visiem klientiem izrakstītajiem rēķiniem, kredītrēķiniem un citiem dokumentiem, kas ietekmē uzņēmuma ieņēmumus. Ja rēķini tiek sagatavoti grāmatvedības vai rēķinu izrakstīšanas programmā, dokumenti nav obligāti jāsūta atsevišķi, ja grāmatvedim ir pieeja pilnīgai un aktuālai informācijai.
Galvenais ir pārliecināties, ka grāmatvedībā nonāk ne tikai izrakstītie rēķini, bet arī informācija par labojumiem, atlaidēm, anulētiem dokumentiem un saņemtajiem maksājumiem, ja tie nav skaidri redzami vienā sistēmā.
Kā sagatavot bankas darījumu informāciju?
Grāmatvedībā jāatspoguļo visi uzņēmuma bankas kontu darījumi. Ja izmantotā sistēma ir savienota ar banku, darījumu informācija var nonākt grāmatvedībā automātiski. Ja šādas savienojuma nav, grāmatvedim jānodrošina bankas konta izdruka vai cita pieeja nepieciešamajai informācijai.
Katram maksājumam jābūt saprotamam. Ja maksājuma mērķis no bankas izraksta nav skaidrs, pievienojiet rēķinu, līgumu, čeku vai īsu paskaidrojumu. Īpaši svarīgi tas ir maksājumiem privātpersonām, avansiem, aizdevumiem un darījumiem, kuru pamatojums nav redzams no maksājuma saņēmēja nosaukuma.
Kādi dokumenti vajadzīgi par darbiniekiem un algām?
Ja uzņēmumā ir darbinieki, grāmatvedim katru mēnesi vajadzīga informācija darba samaksas aprēķinam. Tā var būt darba laika uzskaite, informācija par atvaļinājumiem, slimības lapām, komandējumiem, piemaksām, prēmijām un citām izmaiņām, kas ietekmē konkrētā mēneša algu.
Par jauna darbinieka pieņemšanu vai darba attiecību izbeigšanu grāmatvedi ieteicams informēt uzreiz, nevis gaidīt līdz mēneša beigām. Savlaicīga informācija palīdz laicīgi sagatavot nepieciešamos dokumentus un aprēķinus.
Kā dokumentēt komandējumus un avansa norēķinus?
Komandējumu un avansa norēķinu dokumentiem jāparāda gan samaksa, gan izdevuma saturs. Ja darbiniekam izsniegts avanss vai viņš uzņēmuma vajadzībām izmantojis savus līdzekļus, grāmatvedim jāsaņem ar konkrētajiem izdevumiem saistītie dokumenti.
Komandējumos parasti jāsaglabā transporta, naktsmītņu, degvielas un citu izdevumu apliecinājumi. Ja kāds dokuments ir elektronisks, to vēlams saglabāt uzreiz un pievienot kopējai dokumentu apritei, nevis meklēt vēlāk e-pastā vai lietotnē.
Kad jānosūta līgumi un informācija par ārvalstu darījumiem?
Jauni līgumi un vienošanās grāmatvedim jānosūta, tiklīdz tie noslēgti vai vēl pirms darījuma veikšanas. Nomas, aizdevuma, līzinga un pamatlīdzekļu iegādes dokumenti var būt nozīmīgi, lai darījumu uzskaitītu atbilstoši tā būtībai.
Ārvalstu darījumiem jāpievērš īpaša uzmanība. Pērkot vai pārdodot preces un pakalpojumus partneriem citās valstīs, grāmatvedim līdztekus rēķinam var būt vajadzīgs līgums, transporta dokuments, muitas deklarācija vai cita informācija par darījumu. Pilnīga informācija ļauj izvērtēt darījuma uzskaiti un nodokļu piemērošanu pēc tā faktiskajiem apstākļiem.
Kā ieviest ērtu dokumentu aprites kārtību?
Ērtākā dokumentu aprite ir tāda, kuru uzņēmums spēj ievērot katru mēnesi. Vienojieties, kur dokumenti tiek glabāti, kas tos apkopo un līdz kuram datumam tie tiek nodoti grāmatvedim. Visiem iesaistītajiem jāzina, kur ievietot rēķinus, čekus un citus apliecinājumus uzreiz pēc darījuma.
TOPAZOS klientiem iesakām dokumentus par iepriekšējo mēnesi nodot savlaicīgi un vienuviet, izmantojot saskaņoto dokumentu aprites kārtību. Sakārtots process ietaupa laiku gan uzņēmuma vadītājam, gan grāmatvedim un nodrošina uzņēmuma vadībai aktuālāku priekšstatu par finanšu situāciju.
Dokumentu kārtība ir daļa no kvalitatīvas grāmatvedības
Profesionāls grāmatvedis var kvalitatīvi apstrādāt tikai to informāciju, ko uzņēmums nodod. Regulāra rēķinu, bankas darījumu, algu informācijas, līgumu un izdevumu apliecinājumu aprite palīdz veidot pārskatāmu grāmatvedību un samazina neskaidrības ikdienas darbā.