Uzticams grāmatvedis uzņēmumam ir nepieciešams nevis tikai tad, kad jāiesniedz pirmā deklarācija vai jāsagatavo gada pārskats, bet jau pirms pirmā rēķina izrakstīšanas.
Tieši uzņēmējdarbības sākumā tiek pieņemti lēmumi, kas vēlāk ietekmēs nodokļus, cenu veidošanu, naudas plūsmu un uzņēmuma spēju pelnīt. Nepareizi izvēlēta darbības forma, laikus neizvērtēta PVN reģistrācija vai pārāk zema pakalpojuma cena var radīt zaudējumus, kurus pēc vairākiem mēnešiem vairs nav iespējams vienkārši izlabot.
Labs grāmatvedis ne tikai sakārto dokumentus. Viņš palīdz uzņēmējam:
– izvēlēties piemērotāko saimnieciskās darbības formu;
– saprast PVN un citu nodokļu pienākumus;
– aprēķināt darbinieku un pakalpojumu faktiskās izmaksas;
– izveidot nodokļu un maksājumu kalendāru;
– plānot naudas plūsmu;
– noteikt cenu, kas sedz izmaksas un ļauj uzņēmumam pelnīt.
Grāmatveža iesaiste no pirmās dienas ļauj sākt uzņēmējdarbību ar skaidru finanšu plānu, nevis vēlāk tērēt laiku un naudu kļūdu labošanai.
Finanšu lēmumus ir vieglāk pieņemt, ja izmaksas un termiņi ir skaidri pirms darbības sākšanas.
Biežākās kļūdas, ko jaunie uzņēmēji pieļauj darbības sākumā
Daudzas problēmas rodas nevis tāpēc, ka uzņēmējam trūkst labas biznesa idejas, bet gan tāpēc, ka finanšu un nodokļu jautājumi tiek atlikti uz vēlāku laiku.
1. Darbības forma tiek izvēlēta tikai pēc reģistrācijas vienkāršības
Uzņēmējs izvēlas kļūt par saimnieciskās darbības veicēju vai dibināt SIA, neizvērtējot atbildības riskus, plānoto apgrozījumu, darbinieku piesaisti, investīcijas un veidu, kā īpašnieks saņems nopelnīto naudu.
2. PVN jautājumi tiek risināti tikai pēc darījumu sākšanas
PVN var būt aktuāls ne tikai tad, kad sasniegts noteikts apgrozījums. Pienākums reģistrēties var rasties arī saistībā ar pakalpojumiem vai precēm, kas tiek pirktas vai pārdotas ārvalstīs.
Ja PVN ietekme nav izvērtēta pirms cenu noteikšanas un līgumu noslēgšanas, uzņēmumam var nākties samaksāt nodokli no jau saņemtās summas.
3. Uzņēmuma konta atlikums tiek uztverts kā brīvi izmantojama nauda
Kontā esošā nauda var būt paredzēta PVN, algām, piegādātājiem, nodokļiem vai nākamā mēneša izdevumiem. Ja tā tiek iztērēta pārāk agri, maksājumu termiņā uzņēmumam var pietrūkt līdzekļu, pat ja darbība kopumā šķiet pelnoša.
4. Cena tiek noteikta pēc konkurentiem vai sajūtas
Uzņēmēji bieži ņem vērā tikai materiālu izmaksas un tiešo darba laiku, aizmirstot par telpām, programmatūru, reklāmu, transportu, banku komisijām, grāmatvedību, nodokļiem un laiku, kas tiek veltīts administratīvajiem darbiem.
Rezultātā uzņēmums var būt ļoti aizņemts, bet strādāt ar minimālu peļņu vai pat zaudējumiem.
5. Tiek sajaukta uzņēmuma un īpašnieka nauda
SIA nauda nepieder uzņēmuma īpašniekam personīgi. To nevar vienkārši pārskaitīt sev vai izmantot privātiem pirkumiem bez atbilstoša pamatojuma.
Arī saimnieciskās darbības veicējam ir svarīgi nošķirt privātos un saimnieciskās darbības darījumus, lai uzskaite būtu pārskatāma un izdevumus varētu pamatot.
6. Dokumenti tiek vākti tikai deklarācijas iesniegšanas dienā
Pazaudēti čeki, nepilnīgi rēķini, neizskaidroti pārskaitījumi un novēloti iesniegti dokumenti rada kļūdu risku. Grāmatvedība kļūst dārgāka un laikietilpīgāka, turklāt uzņēmējs nevar savlaicīgi saņemt precīzu informāciju par uzņēmuma rezultātiem.
7. Darbinieka izmaksas tiek pielīdzinātas neto algai
Darbinieks uzņēmumam izmaksā vairāk nekā summa, ko viņš saņem savā bankas kontā. Jāņem vērā darba devēja nodokļi, atvaļinājumi, slimības, darba vietas aprīkojums un citas ar nodarbināšanu saistītās izmaksas.
Šīs kļūdas lielākoties ir iespējams novērst, ja grāmatvedis tiek iesaistīts vēl pirms pirmā darījuma.
Kāpēc ar grāmatvedi jākonsultējas pirms uzņēmuma reģistrācijas?
Grāmatvedis palīdz pārvērst biznesa ideju konkrētos skaitļos.
Pirms uzņēmuma reģistrācijas būtu jāizvērtē:
– kādu preci vai pakalpojumu uzņēmums piedāvās;
– kas būs tā klienti – privātpersonas vai uzņēmumi;
– kāds ir plānotais apgrozījums;
– kādas būs sākotnējās un ikmēneša izmaksas;
– vai būs darbinieki vai sadarbības partneri;
– vai plānoti darījumi ar ārvalstīm;
– vai būs nepieciešami aizdevumi vai ieguldījumi;
– kā īpašnieks plāno saņemt naudu no uzņēmuma.
No šīm atbildēm ir atkarīga gan piemērotākā darbības forma, gan nodokļu režīms, gan uzskaites organizēšana.
Steigā izvēlēts risinājums vēlāk var nozīmēt papildu administrēšanu, neplānotus nodokļu maksājumus un nepieciešamību pārkārtot procesus laikā, kad uzņēmumam jau būtu jākoncentrējas uz klientiem un ieņēmumu gūšanu.
Nav viena risinājuma, kas būtu piemērots visiem uzņēmumiem. Pareizā izvēle ir atkarīga no konkrētā biznesa modeļa un uzņēmēja ilgtermiņa plāniem.
Sāciet uzņēmējdarbību ar skaidrību, nevis minējumiem
Grāmatvedis no pirmās dienas palīdz ieraudzīt, kā biznesa ideja izskatās skaitļos.
Kādu darbības formu izvēlēties? Vai nepieciešama PVN reģistrācija? Cik patiesībā maksās darbinieks? Cik naudas jārezervē nodokļiem? Vai noteiktā cena ļaus ne tikai segt izmaksas, bet arī nopelnīt?
Jo agrāk šie jautājumi tiek izrunāti, jo mazāks ir neplānotu nodokļu, naudas plūsmas problēmu un dārgu kļūdu risks.
Grāmatvedis nav tikai cilvēks, kuram mēneša beigās nosūta rēķinus un čekus. Viņš ir uzņēmēja finanšu partneris, kas palīdz pieņemt pamatotus lēmumus un veidot stabilu uzņēmumu jau no pirmās darbības dienas.